办公用品管理办法（范本）
办公用品管理办法(范本)
1 范围
1.1本标准所指办公用品为（以下
简称：股份公司）员工日常办公
所用文具（以采购部《办公用品
价目表》为准）、办公自动化所
需用的耗材（含磁盘、色带、墨
盒等）以及其它特殊物品（柜、
台、凳、特殊文具等）。
1.2本标准适用于股份公司本部，
股份公司下属全资、控股公司可
参照执行。
2 职责
2.1秘书室负责办公用品的归口
管理，每半年核定一次办公用品
费用定额，实施定额管理。
2.2采购部负责外购办公用品的
采购。
2.3股份公司设立文具仓，负责
办公用品的入库、保管、发放、
建帐及部分特殊办公用品的制作
、发放建帐、保管。
2.4人力资源部负责每半年核定
一次各部门（厂）应该领用办公
用品的管理人员和非管理人员人
数，报送秘书室和相关部门（厂
）。
3 规定
3.1办公用品由部门（厂）统一
领用，其费用按秘书室核定定额
标准执行。部门（厂）管理人员
每人每月10元、非管理人员每月
1元；其他特殊用品费用另计（用
于印制生产报表所用的纸张，不
列入办公用品定额内）。一次性
领用总额超过800元或单价在400
元以上的，需经总经理批准。
3.2办公用品费用（其他特殊物
品除外）可月度间调剂使用，年
底结算、考核。2007-01-15修
订2007-01-30发布3.3特殊物品
需专题报告，经股份公司主管领
导批准后，方可购买，不受定额
限制。
3.4打字室等公共使用的办公用
品应单独做计划，由秘书室审核
，纸张按各使用单位的实际印数
摊入该单位办公用品费开支，报
股份公司主管领导审批。
3.5办公自动化设备所需用的备
品备件和入固定资产部分的用品
，按设备工程部《非生产设备的
管理》等有关规定办理。
4 程序
4.1办公用品的计划审批
4.1.1采购部负责填报《办公用
品价目表》，公布现采购的办公
用品价格，如有变动，应及时发
布。
4.1.2办公用品（其他特殊
物品除外）领用计划每季度制订
一次，于每季度最后月份20日前
，各单位根据人力资源部核定的
管理人员和非管理人员人数，按
实际需要，本着节约原则，在定
额范围内制定本单位《办公用品
领用计划》一式三份，经部门（
厂）领导审核签名后，交秘书室
；超过上述标准的，需经过股份
公司主管领导审核，并报送总经
理批准。
4.1.3秘书室对各单位上报的《
办公用品领用计划》进行审核（
核定是否超定额，品种是否适宜
）,并将审核的各单位《办公用
品领用计划》汇总成《办公用品
计划费用汇总表》一式两份（包
括公共使用的办公用品计划），
附一份各单位《办公用品领用计
划》报股份公司主管领导审批。
4.1.4秘书室将经批准的《办公
用品计划费用汇总表》、各单位
《办公用品领用计划》一式一份
，交文具仓；一份《办公用品领
用计划》退回各部门（厂）作领
用文具的依据；另一份《办公用
品计划费用汇总表》及一份《办
公用品领用计划》由秘书室留存
。
4.1.5文具仓根据股份公司各单
位《办公用品领用计划》，核对
库存，汇总并整理成《股份公司
办公用品采购计划》一式两份，
经文具仓的主管领导审核签名后
，交一份给采购部采购，文具仓
留存一份。
4.2办公用品采购、储存、发放
、核算考核
4.2.1采购部根据文具仓制定的
《股份公司办公用品采购计划》
实施采购，并及时办理入库手续
。
4.2.2采购部应将办公用品采购
的供方详细列出，分别报公司和
文具仓，如有变动应及时更改。
4.2.3 文具仓负责办公用品的验
收、发放、保管，并按财务部的
有关规定建立台帐。
4.2.4每季度第一个月的8日后，
各单位凭公司领导审批后的《办
公用品领用计划》、领料单，到
文具仓领取申领的办公用品。仓
管员对《办公用品领用计划》、
领料单审核后发放，并登入各单
位领料台帐。
4.2.5文具仓每年、季分别统计
各单位实际领用文具的数量、费
用总额，列表报秘书室，供考核
用。
4.2.6秘书室每年对各单位文具
费用进行考核，对超标单位进行
减发.
5 其它
5.1文具仓应每月盘点，盘亏盘
盈应查找原因，并向主管领导和
秘书室汇报。
5.2秘书室对办公用品的定额、
采购、仓储、领用进行全方位监
督管理，对文具仓办公用品进行
监督抽查，对办公用品使用情况
进行月度通报。
6 文件与记录
6.1《办公用品价目表》 表9401
-1 。
6.2《办公用品领用计划》表940
1-2 。
6.3《办公用品计划费用汇总表》
表9401-3 。
6.4《办公用品采购计划》表940
1-4。
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